ABD şirketinin görünmeyen yükümlülükleri: adres, posta, eyalet ve Amazon tarafında kaçırılan işler

Kısaca

• Şirketin en az üç ayrı adresi vardır: eyaletteki kayıtlı temsilci adresi, eyalet kaydındaki posta adresi ve IRS'in kayıtlı adresi. Birinin eskimesi, o kurumun mektubunun kaybolması demektir.
• Sanal posta kutusu (CMRA) kullanıyorsanız USPS Form 1583 gerekir; imza ya posta kutusu işletmesinin önünde ya da ABD'de yetkili bir noter önünde onaylanır. Adreste PMB veya # ibaresi yazılmalıdır.
• Eyalet hatırlatmalarının size ulaşmaması mazeret sayılmaz. Yıllık rapor ve vergi tarihlerini kendi takviminizde tutun.
• Amazon'da belirli bir satış hacmini aşan satıcıların bilgileri INFORM Consumers Act kapsamında doğrulanır; daha yüksek hacimde fiziksel adres alıcılara gösterilir.
• Müşteri mesajları ve FBM iade talepleri kısa sürede yanıt bekler; bulunduğunuz ülke ile ABD arasındaki saat farkını baştan planlayın.

Üç adres, üç kurum

Bu adreslerin aynı olması gerekmez; ama her biri bir kuruma şirketinize nereden ulaşacağını söyler. Hangi adresin nerede kayıtlı olduğunu bir tabloda tutmak, ileride adres değiştirirken hiçbirini atlamamanızı sağlar.

Kayıtlı temsilci postanızı iletir mi?

Kayıtlı temsilcinin kanuni görevi resmî tebligatı ve eyaletin şirkete yönelik yazışmalarını almak ve şirkete iletmektir. Delaware kanunu bunu açıkça yazar: temsilci tebligatı ve şirkete yönelik diğer yazışmaları kabul eder, yıllık vergi bildirimlerini de iletir. Aynı kanuna göre temsilci bu görevi yalnız sanal ofis üzerinden yürütemez ve şirket, temsilciye bir iletişim kişisi (communications contact) bildirmek zorundadır. Bu kişi bildirilmezse temsilci istifa edebilir.

Delaware'de temsilci, yerine birini göstermeden istifa edebilir. İstifa dosyalandıktan 30 gün sonra yürürlüğe girer; şirket bu sürede yeni temsilci atamazsa kuruluş belgesi iptal edilir. Yani temsilci ücretini ödemeyi unutmak ya da temsilcinin e-postalarını kaçırmak, şirketin kaydını doğrudan riske sokabilir.

Wyoming'in ticari temsilci formu temsilci için fiziksel adres ister; yalnız posta kutusu kabul edilmez. Wyoming'de temsilcinin genel postayı iletme yükümlülüğünü düzenleyen güncel kanun metnini doğrulayamadık; bu konuda temsilcinizle yaptığınız sözleşme belirleyicidir.

IRS mektupları, banka kartları ve müşteri iadeleri gibi genel posta, kanuni görevin değil sözleşmenin konusudur. Birçok temsilci posta tarama ve iletmeyi ayrı ücretli bir hizmet ya da belirli kotası olan bir paket olarak sunar; kota dolduğunda veya paket yenilenmediğinde posta size ulaşmayabilir. Diğer seçenek, posta almaya özel bir sanal posta kutusu hizmetidir (aşağıda). Postanızı alan işletme USPS'e kayıtlı bir posta alma acentesi (CMRA) olarak çalışıyorsa sizden Form 1583 ister; istemiyorsa nedenini sorun.

• Sözleşmede hangi postanın (eyalet, IRS, banka, diğer) iletildiği yazıyor mu?
• Posta hangi sürede ve hangi kanaldan (tarama, e-posta bildirimi, fiziksel iletim) size ulaşıyor?
• Temsilciye bildirdiğiniz iletişim kişisi ve e-posta adresi güncel mi?
• Temsilci ücretinin yenileme tarihi takviminizde mi?

Sanal posta kutusu (CMRA) ve USPS Form 1583

Sanal posta kutusu hizmetleri USPS kurallarında ticari posta alma acentesi (Commercial Mail Receiving Agency, CMRA) olarak geçer. Bir CMRA'nın sizin adınıza posta alabilmesi için USPS Form 1583 doldurulur.

İmza iki yoldan biriyle onaylanır: CMRA'nın sahibi, yöneticisi veya yetkili çalışanı önünde, yüz yüze ya da eş zamanlı görüntülü ve sesli bağlantıyla; veya bir ABD eyaletinde, ABD topraklarında ya da Washington DC'de yetkili bir noter önünde, yine yüz yüze ya da eş zamanlı görüntülü bağlantıyla. Uzaktan tanıklık 1 Mayıs 2024'te yürürlüğe giren değişiklikle açıkça yazıldı. Kural ABD'de yetkili noterden söz ettiği için Türkiye'deki bir noterin onayı bu şartı karşılamaz.

Başvuruda iki kimlik belgesi istenir ve ikisinin de süresi dolmamış olmalıdır. Fotoğraflı birincil belge olarak yabancı pasaport kabul edilir. İkinci belge adresi doğrulamaya yöneliktir; Türkiye'de düzenlenmiş bir belgenin kabul edilip edilmediği USPS listesinde açıkça yer almaz, bu yüzden CMRA'ya önceden sorun. CMRA, formda yazdığınız kalıcı adresi belgelerle doğrulamak zorundadır.

Adres biçimi önemlidir: CMRA adresinde PMB (private mailbox) ya da # işareti kullanılmalıdır. Binanın kendi "Suite" numarası ile PMB numarası aynı satırda birleştirilmez. Bu ibare eksik olan posta "Undeliverable as Addressed, Missing PMB or # Sign" notuyla göndericiye iade edilebilir. Bu yüzden adresi eyalette, IRS'te, Amazon'da ve bankada aynı biçimde yazın.

CMRA ile sözleşme sona erdiğinde işletme gelen postayı en az 6 ay yeni adresinize yeniden gönderir; sonrasında postanın bir kısmı iade edilir. Hizmeti bırakmadan önce bütün kurumlarda adresinizi güncelleyin.

Bazı banka ve ödeme kuruluşları, sanal adresi veya kayıtlı temsilci adresini fiziksel işletme adresi olarak kabul etmiyor. Bu durumda kendi ülkenizdeki adresiniz istenebilir; ayrıntılar banka rehberimizde. Hesap doğrulamalarında sık karşılaşılan diğer konu ABD telefon numarasıdır; bunun için ayrı bir rehberimiz var.

IRS mektupları: CP575 ve adres değişikliği

EIN atandığında IRS, SS-4 formunda yazdığınız posta adresine CP575 bildirimini gönderir. IRS'in açıklamasına göre orijinal CP575 yeniden basılmaz. Dijital kopya Business Tax Account üzerinden alınabiliyor; ancak bu hesap için SSN veya ITIN gerektiğinden, ITIN'i olmayan yabancı bir şirket sahibi için bu yol pratikte genellikle kapalıdır. Kâğıt CP575'i taratıp güvenli bir yerde saklayın.

IRS bütün bildirimleri kayıtlı adrese gönderir. Adres değiştiğinde IRS'e ayrıca bildirmeniz gerekir; IRS, her postanenin devlet çeklerini yönlendirmediğini de not eder. Değişiklik Form 8822-B ile yapılır ve işlenmesi genellikle 4–6 hafta sürer. Sorumlu kişi (responsible party) değiştiğinde 8822-B'nin 60 gün içinde verilmesi gerekir. Yetkisiz üçüncü bir kişi sizin adınıza adres değiştiremez; bunun için yetki belgesi (Form 2848) gerekir.

Posta kaçarsa ne olur? Eyalet tarafı

Eyaletler yıllık rapor ve vergi hatırlatmalarını genellikle kayıtlı temsilciye veya kayıtlı e-posta adresine gönderir. Hatırlatmanın size ulaşmaması süreyi durdurmaz. Aşağıdaki tablo, sık tercih edilen eyaletlerde son tarih kaçırıldığında ne olduğunu özetler. Tutarlar ve süreler değişebilir; işlem yapmadan önce eyaletin resmî sayfasını kontrol edin.

Posta kaçarsa ne olur? IRS tarafı

Yabancı sahipli tek üyeli LLC'lerde en ağır cezalardan biri Form 5472 tarafındadır. Form verilmez veya eksik verilirse form başına 25.000 USD ceza uygulanır. IRS bildiriminden sonra 90 gün içinde düzeltilmezse her 30 günlük dönem için 25.000 USD daha eklenir ve bunun bir üst sınırı yoktur. Bildirim mektubu eski adrese giderse bu 90 günlük süre siz farkında olmadan işler.

Adresi güncel tutmamanın tek başına bir cezası yoktur; ama mektup size ulaşmadığında ceza ve faiz işlemeye devam eder. Form 5472 cezaları IRS'in ilk sefer ceza affı (First Time Abate) kapsamında değildir; makul sebep gerekçesiyle talepte bulunulabilir, ancak sonucu önceden bilinmez.

INFORM Consumers Act: Amazon neyi doğrular, alıcıya neyi gösterir?

INFORM Consumers Act 27 Haziran 2023'te yürürlüğe girdi. Kanun, pazaryerlerinin yüksek hacimli üçüncü taraf satıcıların bilgilerini toplamasını, doğrulamasını ve bir kısmını alıcılara göstermesini ister.

Yüksek hacimli satıcı: son 24 ay içindeki herhangi bir kesintisiz 12 aylık dönemde, yeni veya kullanılmamış tüketici ürünlerinde 200 veya daha fazla ayrı satış yapan ve bu satışlardan toplam 5.000 USD veya daha fazla brüt gelir elde eden satıcıdır. İki şartın birlikte sağlanması gerekir.

Pazaryerinin toplayacağı bilgiler: banka hesap bilgisi, işletmenin vergi kimlik numarası, bir e-posta adresi ve telefon numarası, şirketler için de işletme adını ve fiziksel adresini gösteren resmî bir kayıt veya vergi belgesi (ya da işlemi yapan kişinin resmî kimliği). Bu belgelerdeki adresin eyalet, IRS ve Amazon kayıtlarıyla tutarlı olması, doğrulama sırasında sorun çıkma ihtimalini azaltır.

Alıcı ne görür? Ev adresi istisnası

Yıllık brüt geliri 20.000 USD veya üzeri olan satıcılar için alıcıya şu bilgiler gösterilir: satıcının tam adı (şirket veya mağaza adı olabilir), fiziksel adresi, doğrudan iletişim bilgisi (telefon, e-posta veya başka bir doğrudan mesaj kanalı) ve ürünü başka bir satıcının tedarik edip etmediği. Bilgiler ürün sayfasında veya sipariş onayında yer alır. Amazon, ABD mağazasında satıcının işletme adını ve adresini bu kanundan önce de yayımladığını belirtiyor.

Kanunda kısmi açıklama için iki istisna var. Satıcı konutu dışında bir işletme adresi olmadığını beyan ederse pazaryeri yalnız ülkeyi ve varsa eyaleti gösterebilir; alıcıya işletme adresi bulunmadığı söylenir ve sorular telefon, e-posta veya mesaja yönlendirilir. Satıcı kişisel telefonu dışında bir numarası olmadığını beyan ederse, alıcıya telefon bulunmadığı söylenir ve iletişim e-posta veya mesajla sağlanır.

Bu istisnalar bir beyana dayanır; ayrı bir işletme adresiniz varsa kullanılamaz. Amazon'un bu seçeneği Seller Central'da nasıl sunduğunu kamuya açık kaynaklardan doğrulayamadık; hesabınızda güncel ekranı kontrol edin.

Müşteri hizmeti yükümlülükleri

Amazon, alıcı mesajlarına hafta sonu ve tatil günleri dahil hızlı yanıt verilmesini bekler; yanıt süresi performans göstergelerine yansıyabilir. Otomatik yanıtlar genellikle geçerli yanıt sayılmaz. Güncel süre ve eşik için Seller Central'daki Account Health panelini esas alın.

FBM (kendi gönderiminiz) iade taleplerinde Amazon'un satıcı sayfasına göre talebe 24 saat içinde Manage Returns üzerinden yanıt verilir. Amazon politikaya uyan talepleri otomatik onaylar, ABD'deki satıcılar ön ödemeli iade etiketi programına otomatik olarak dahil edilir ve satıcının kendi iade politikası Amazon'unkine eşit ya da daha cömert olmalıdır. ABD dışından FBM ile satıyorsanız iadenin nereye ve nasıl döneceğini satışa başlamadan planlayın. FBA'da iadeleri Amazon yürütür.

A-to-z Guarantee tarafında Amazon, alıcı satıcıya ulaştığında satıcıdan genellikle 48 saat içinde yanıt beklendiğini belirtiyor; yanıt gelmezse alıcı A-to-z talebi açabilir. Amazon'un Buy Shipping koşullarında da A-to-z korumasının şartlarından biri 48 saat içinde yanıttır.

Kaçırılan mesajlar A-to-z taleplerine, bu talepler de hesap sağlığı göstergelerine yansıyabilir; ağır durumlarda hesap askıya alınabilir.

• Saat farkını hesaplayın: örneğin Türkiye, ABD Doğu saatinin 7 ya da 8 saat ilerisindedir; ABD'de gündüz gelen mesajlar Türkiye'de gece saatlerine denk gelir.
• Bildirimleri telefonunuza yönlendirin ve hafta sonu için bir nöbet düzeni belirleyin.
• Sık gelen sorular için hazır, ama kişiye göre düzenlenen yanıt şablonları hazırlayın.
• Yanıt gerektirmeyen mesajları Seller Central'daki ilgili seçenekle işaretleyin.

Gerçekçi zaman çizelgesi

ABD dışından kurulan bir şirkette sık yapılan hata, bütün adımların aynı hızda ilerleyeceğini varsaymaktır. Resmî kaynaklarda yazan süreler şöyle: Wyoming'de çevrim içi dosyalamada şirket başvuru tamamlanınca kurulmuş olur, kâğıt başvuru ise en fazla 15 iş günü sürebilir. ABD dışından EIN başvurusu çevrim içi yapılamaz; faksla genellikle 4 iş günü, posta ile yaklaşık 4 hafta sürer. ITIN için IRS 7 hafta öngörür; vergi sezonunda (15 Ocak–30 Nisan) veya yurt dışından başvuruda 9–11 hafta. Amazon kimlik doğrulaması genellikle 3 iş günü veya daha kısa sürer; ek açıklama istenirse uzar.

Marka tescili ayrı bir hattır: USPTO'nun 2026 mali yılının ilk yarısına ait verilerine göre ilk inceleme ortalama 4,45 ay, toplam süreç ortalama 10,03 ay sürüyor. Banka hesabı için resmî bir süre yayımlanmıyor; bu yüzden aşağıdaki grafiğe eklemedik.

• Federal tatiller IRS ve USPS için iş günü değildir. 2026'nın kalan federal tatilleri: 11 Kasım, 26 Kasım ve 25 Aralık.
• INFORM bilgi talebi geldiğinde süre 10 gündür; bu talep satış hacmi arttığında, yani çoğu zaman en yoğun dönemde gelir.

Hükûmet kapanması: süreler uzar mı?

ABD'de federal bütçe zamanında onaylanmadığında bazı kurumlar kısmen kapanabilir. Ekim–Kasım 2025 kapanmasında IRS şunu duyurdu: vergi son tarihleri aynen geçerli kaldı, ödemeler ve elektronik beyanname işlenmeye devam etti; buna karşılık kâğıt beyannamelerin işlenmesi ertelendi, kâğıt yazışmalara genellikle yanıt verilmedi ve canlı telefon desteği sınırlandı. IRS 19 Kasım 2025'te normal çalışmaya döndü.

2026'nın başındaki ödenek boşluğunda ise IRS, ayrı bir yasal fon kaynağı sayesinde normal çalışmaya devam edeceğini duyurdu. Yani her kapanmanın etkisi aynı olmayabilir.

EIN ve ITIN başvurularının kapanma dönemlerinde nasıl işlendiğine dair IRS'in ayrı bir açıklamasını bulamadık. Faks ve posta ile yapılan başvurular kâğıt işlem olduğu için gecikebilir. Kapanma dönemlerinde son tarihlerin uzamadığını varsayarak hareket edin, mümkünse elektronik yolları kullanın ve güncel durumu IRS'in haber sayfasından kontrol edin.

Satış vergisi: pazaryeri toplar, ama her durumda değil

Amazon gibi pazaryeri aracıları (marketplace facilitator), platform üzerinden yapılan satışlarda satış vergisini toplar ve öder. Çoğu eyalette, yalnız pazaryerinde satan ve eyalette fiziksel varlığı olmayan satıcının ayrıca kayıt olması gerekmez.

Kayıt yine de gerekebilir: pazaryeri dışındaki doğrudan satışlarla bir eyaletin eşiğini aşarsanız (bazı eyaletler eşik hesabına pazaryeri satışlarını da katar) veya eyalette fiziksel varlığınız varsa. FBA deposundaki stoğun fiziksel varlık sayılıp sayılmadığı eyalete göre değişir; örneğin Teksas, eyaletteki tek varlığı pazaryeri deposundaki stok olan uzak satıcıdan satış vergisi izni istemiyor. Stok bulunan eyalette gelir veya franchise vergisi de gündeme gelebilir. Bu konuda durumunuza göre bir vergi uzmanına danışın.

Yıllık kontrol listesi

Eyaletten veya kayıtlı temsilcinizden gelmeyen "yıllık rapor" ya da "vergi" yazışmalarına dikkat edin; Delaware bu tür dolandırıcılık girişimlerine karşı resmî uyarı yayımlıyor. Bu rehber genel bilgi verir, hukuk veya vergi danışmanlığı değildir.

• Eyaletin yıllık rapor ve vergi son tarihi takviminizde mi, ödeme yöntemi hazır mı?
• Kayıtlı temsilci sözleşmesinin yenileme tarihi ve iletişim kişisi güncel mi?
• Sanal posta kutusu kullanıyorsanız Form 1583 güncel mi, kimlik belgelerinizin süresi dolmuş mu?
• Adres her yerde (eyalet, IRS, Amazon, banka) aynı biçimde ve PMB veya # ibaresiyle mi yazılı?
• IRS'in kayıtlı adresi güncel mi; adres veya sorumlu kişi değiştiyse Form 8822-B verildi mi?
• Form 5472 ve şirketin federal beyanının son tarihi takviminizde mi?
• Amazon INFORM bilgilerinin yıllık yeniden onayı yapıldı mı?
• Müşteri mesajları ve iade talepleri için hafta sonu düzeni belli mi?
• Kâğıt CP575 ve eyaletten gelen önemli belgeler taranıp saklandı mı?