Amazon orijinallik şikâyeti ve fatura: Amazon ne bekliyor?

Inauthentic, counterfeit ve "used sold as new": fark ne?

Bildirimde geçen terim, Amazon'un sizden neyi kanıtlamanızı beklediğini gösterir. Üç tür sık karıştırılır:

Amazon nasıl bir fatura bekliyor?

Amazon'un fatura şartlarını anlatan resmî yardım sayfası Seller Central içindedir ve giriş yapmadan okunamaz; itirazdan önce bu sayfayı mutlaka hesabınızdan kontrol edin. Amazon'un forumdaki açıklamasına göre faturada şunlar beklenir:

• Son 365 gün içinde düzenlenmiş olması.
• Faturadaki miktarın satış hacminizi karşılaması.
• Ürünü tanımlayan bilgiler: ürün adı, model, barkod gibi; Amazon'un forumdaki başka bir açıklamasına göre bilgiler ASIN ile birebir eşleşmeli.
• Tedarikçinin iletişim bilgileri: ad, adres, web sitesi.
• Fiyatlar gizlenebilir; ama diğer bilgilerin tamamı görünür olmalı.
• Düzenlenebilir dosya değil, özgün PDF veya görsel olması.
• Teklif veya proforma değil, tamamlanmış ve teslim edilmiş bir siparişi göstermesi.
• Tedarikçinin internette doğrulanabilir bir varlığı olması.

Faturalar neden reddediliyor?

Amazon'un forum açıklamalarında en sık anılan ret nedeni, faturalardaki toplam miktarın son 365 gündeki satışlarınızı karşılamamasıdır. Aşağıdaki örnek bu açığın nasıl ortaya çıktığını gösterir.

• Fatura 365 günden eski.
• Faturadaki ürün tanımı, model veya barkod şikâyet edilen ASIN ile eşleşmiyor.
• Tedarikçi doğrulanamıyor: adres, web sitesi veya iletişim bilgisi eksik ya da tutarsız.
• Belge bir teklif, proforma veya sipariş onayı; tamamlanmış bir alım değil.
• Dosya düzenlenebilir biçimde (ör. kelime işlemci veya tablo dosyası) gönderilmiş.
• Fiyat dışındaki bilgiler karartılmış ya da belge değiştirilmiş görünüyor.

Marka sahibi değilseniz hangi belgeler gerekir?

Başka bir markanın ürününü satıyorsanız, Amazon'un forumdaki açıklamasına göre itirazda faturaların yanında marka sahibinden alınmış bir yetki yazısı (Letter of Authorization, LOA) veya lisans sözleşmesi de istenebilir. Marka sahibiyseniz tescil belgesi bu rolü üstlenir.

Yetki yazısının biçimine ilişkin kamuya açık resmî bir şart listesi bulamadık. Bildirimde ne istendiğine ve Seller Central'daki güncel talimata bakın. Yetki yazısı yalnız marka sahibinden veya onun yetkilendirdiği dağıtıcıdan gelir; satıcının kendisinin hazırladığı ya da tedarikçiye "hazırlatılan" bir yazı yetki belgesi değildir.

Belgede değişiklik yapmak neden en büyük risktir?

Faturadaki tarihi, miktarı, ürün adını veya alıcı bilgisini değiştirmek, olmayan bir faturayı üretmek ya da tedarikçiden gerçek işlemi yansıtmayan bir belge istemek, dosyayı kurtarmaz; tamamen başka bir soruna dönüştürür. Amazon, satıcı doğrulamasında belge sahteciliğini tespit eden teknolojiler kullandığını açıklıyor.

İş Çözümleri Sözleşmesi'nin (Business Solutions Agreement, BSA) 3. maddesi aldatıcı veya hileli faaliyette hesabın derhal askıya alınabileceğini ya da kapatılabileceğini söyler. Sözleşmenin 2. maddesine göre hesap hileli faaliyette kullanılmışsa Amazon ödemeleri tutabilir.

Elinizdeki belge Amazon'un beklentisini karşılamıyorsa doğru yol, durumu olduğu gibi anlatmaktır: gerçek alımı gösteren başka belgeler varsa (ödeme kaydı, tedarikçiyle yazışma) bildirim izin veriyorsa bunları sunmak; yoksa o ürünü satmayı bırakıp tedarik kaynağınızı değiştirmek.

Ürün durumu şikâyetinde kök neden nasıl bulunur?

"Used sold as new" bildiriminde fatura tek başına cevap değildir; Amazon'un istediği, ürünün müşteriye neden o durumda ulaştığını açıklamanızdır. Kendi sürecinizde şu noktaları kontrol edin:

• İade edilen ürünler kontrol edilmeden "yeni" olarak yeniden satışa giriyor mu?
• Ambalaj, depoda veya gönderimde zarar görüyor mu; koruyucu ambalaj yeterli mi?
• Listelemede seçilen ürün durumu gerçek durumla aynı mı?
• Tedarikçiden gelen ürünlerde açılmış veya eksik parçalı kutu çıkıyor mu?
• Müşteri mesajlarında ve iade nedenlerinde tekrar eden bir şikâyet var mı?

Şikâyetleri baştan nasıl önlersiniz?

• Faturayı alım anında eksiksiz alın: tedarikçinin tam unvanı ve adresi, ürün tanımı, model veya barkod, miktar ve tarih.
• Proforma ile yetinmeyin; teslimattan sonra kesin faturayı isteyin ve özgün dosyayı saklayın.
• Tedarikçiyi önceden doğrulayın: işletme kaydı, adres ve internette bulunabilir bir varlık.
• Satış adedinizi faturalı stokla düzenli karşılaştırın; açık oluşmadan yeni alımı belgeleyin.
• Başka bir markanın ürününü satıyorsanız yetkili dağıtım zincirinden alın ve yetki belgesini satışa başlamadan edinin.
• İade ve depo süreçlerine "yeni" durumu için bir kontrol adımı ekleyin.